Tietosuojaseloste

Tietosuojalakiin ja Euroopan unionin tietosuoja-asetukseen (GDPR) pohjautuva tietosuojaselosteemme on julkaistu 25.5.2018.

Viimeisin päivitys tähän tietosuojaselosteeseen on tehty 1.12.2022.

1. Rekisterin nimi

Kangasalan Moottorikerho ry:n jäsenrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kangasalan Moottorikerho ry (KaMoKe)
https://www.kamoke.fi

2.1. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tieto päivitetään pian.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä Yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot.

Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja ja koontilistoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Henkilötietojen keräyksen peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu Yhdistyslain vaatimusten mukaisesti.

Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille. Lisäksi henkilötietoja käsitellään satunnaisesti myös verkkosivuston lomakkeiden kautta. Verkkosivustollamme olevien lomakkeiden osalta tarkemmat tiedot henkilötietojen käsittelystä löytyvät erillisestä lomakkeiden tietosuojaa koskevasta osiosta.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina Yhdistyslain vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenestä tallennetaan jäsenrekisteriimme myös alla mainitut tiedot.

Jäsenten yhteystiedot eli postiosoite, puhelin ja sähköpostiosoite
Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
Lisätiedot (lisenssitiedot, kausimaksut tms.)

5. Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella esimerkiksi jäsenanomuslomakkeen kautta tai jäsenen ollessa yhteydessä sähköpostitse tai puhelimitse.

Rekisterin tietoja ei kerätä muista lähteistä tai rekistereistä.

5.1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kerho voi luovuttaa jäsentietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Kerho voi itse tiedottaa lajiin liittyvistä tärkeistä asioista rekisterissä oleville.

Jäsen voi antaa kerholle luvan luovuttaa yhteystietonsa medialle haastatteluja varten. Mikäli jäsen on antanut luvan, kerho voi luovuttaa medialle haastattelua varten jäsenen yhteystiedot (henkilön nimi, puhelinnumero ja tarvittaessa sähköpostiosoite). Luovutuslupa koskee vain mediaa esimerkiksi haastattelupyyntöjen yhteydessä.

Kerho ei luovuta tietoja yhteistyökumppaneilleen ja/tai muille kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta lajiliitolle (Suomen Moottoriliitto ry) toimitettavia tietoja. Jäsenrekisteriin kirjattuja tietoja luovutetaan Suomen Moottoriliitolle kilpailutoiminnassa vaadittavan lisenssin hankkimista, rekisteröimistä ja hallinnointia varten.

Suomen Moottoriliitto (SML) käsittelee jäsentietoja Motti-palvelussa. Jokaisella henkilöllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen. Luovutettava aineisto sisältää nimen, osoitteen ja mahdollisesti sukupuolen sekä syntymävuoden. Motti-palvelu on Suomen Moottoriliiton (SML) ylläpitämä, joten siihen on laadittu oma tietosuojaseloste, johon voi tutustua tarkemmin Motti-palvelussa.

6. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle eikä myöskään EU-alueen tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisesti. Mahdolliset paperilla olevat tiedot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin ja salasanoin suojatulla palvelimella.

Kangasalan Moottorikerho ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilyttämisestä parhaan kykynsä mukaan. Lisäksi kaikilla rekisterin käyttöön oikeutetuilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.

8. Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Tarkastuspyynnön voi esittää sähköisesti kerhon verkkosivustolta löytyvällä lomakkeella.

9. Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto määritellyn ajan (10 vuotta) Kirjanpitolain 2. luvun 10 §:n mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. Kirjanpidolliseen aineistoon voi sisältyä jäsenten nimitietoja, mutta ei muita henkilötietoja.

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaselosteeseen voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tietosuojaselosteen viimeisin muutospäivämäärä on ilmoitettu tämän selosteen alkuosassa.